El Rol Del Email en un Proyecto

El correo electrónico, email, es una de las herramientas más utilizadas como medio de comunicación en un proyecto de software. A través del email se establece comunicación con los clientes y entre los miembros del equipo de desarrollo. Usualmente el uso del email se extiende a todos los ámbitos del proyecto: factibilidad, levantado de requerimientos, desarrollo, mantenimiento, resolución de dudas, propuestas de ideas, y un gran etcétera.

Aunque el email es una gran herramienta, en la actualidad hay un “sobre uso” del correo. Para absolutamente todo se hace un nuevo mail. Y en muchas ocasiones, el email no es la mejor herramienta para solucionar los problemas. Quiero aclarar que estoy hablando de proyectos de chicos a medios, proyectos en los que una empresa naciente se involucra. Para proyectos más grandes hay otras herramientas que generalmente se utilizan, que de no utilizarse no sería posible el desarrollo en gran escala.

Este es un tema de manejo de proyectos, asunto sobre el cual quiero dedicarle algunos posts. El manejo de proyectos es uno de los grandes puntos grises del desarrollo de software, y un área que poco interés se suele poner en las empresas. Cada vez más me convenzo de que un buen software está íntimamente ligado a un buen manejo de proyecto.

Pero volviendo al tema, NO ES SENSATO utilizar el mail para todo. Seguro les ha tocado más de una ocasión buscar un documento que enviado por un cliente, que sabe Dios dónde se encuentra en su inbox (o su respectiva carpeta o tag). Y luego de 20 minutos de búsqueda el archivo buscado estaba en un mail con “No Subject” que su cliente envío hace un par de meses. O quieren ver la versión de la especificación en la que se contemplaba x o y característica del producto que ahora ya no está contemplada, o la fecha de entrega, etc.

Y dependiendo del rol que cumplan en el proyecto, la avalancha de mails puede parecerles SPAM. Si ustedes son parte del equipo de ventas, pero están incluídos en el CC (y son uno de los 25 destinatarios de CADA mail del proyecto) le perderán la pista a las cosas importantes. Además cada quien tiene una configuración distinta para responder, y de pronto la “conversación” se vuelve un hilo de mails que pocos entienden.

El email funciona muy bien para muchas cosas, pero cada vez veo más claro que como método de almacenamiento de conocimiento no es una buena herramienta. Como menciono hay herramientas alternativas, software para manejar proyectos, para almacenar documentos, etc. Pronto haré una lista de software disponible para esto. Hay herramientas que almacenan mejor el conocimiento, que lo pueden indexar de distintas maneras, que pueden buscar relaciones, que pueden intentar estructurar el conocimiento, y que no excluyen el email. Hay algunas herramientas que consideran los replys de los mails…y es una gran cosa.

Una lista de razones por las que considero que hay que buscar alternativas al mail para manejar el flujo de información en un proyecto:

• El conocimiento se vuelve, hasta cierto punto restringido. Sólo los destinatarios poseen el conocimiento sobre el proyecto, lo que de principio le reduce la vida. Claro, hay cosas confidenciales, pero hay muchas otras que son del interés común tanto de la empresa proveedora como el cliente.
• Es sumamente complicado de organizar. Aunque ahora existen maneras eficientes de manejar cada correo de entrada, los correos en los que se tratan distintos temas, se vuelven un desafío.
• Mucha información puede volverse ruido. Si todas las mail de un proyecto se van a la carpeta “Proyecto X” de nuestro manejador de correo, de pronto tendremos una carpeta con miles de correos que no nos sirven, a lo más para hacer búsquedas.
• No se escriben buenos mails. Abundan los mail con subjects malos, los mails de más, los mails mal escritos, los mails que no dicen nada, o que dicen algo en mucho, etc. Que es otro tema que algún día tocaremos, cómo y porque escribir buenos mails.

Pero hay un punto importante: mucha de la información sobre el proyecto sale del cliente, y el cliente USA EL EMAIL, y hacerlo utilizar otra herramienta, es prácticamente imposible. Así que la solución que se utilice DEBE usar el mail como interfase. Irónico pero cierto. Intentar que el cliente use “nuestra herramienta” es algo difícil de lograr, así que el mail debe ser utilizado, pero con un nuevo enfoque.
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